Оптимизированная система тегов нужна потому, что при достаточно долгом активном использовании тегов неизбежно возникает несколько проблем:
1. Есть опасность не найти вовремя что-нибудь важное. А ведь есть документы, которые не должны теряться, потому что они так или иначе связаны с будущими действиями. Нет документа — значит, действие имеет шансы не осуществиться, потому что помнить всё невозможно (и не нужно, как учит нас gtd :)
2. Со временем тегов накапливается слишком много и в них становится сложно ориентироваться.
3. Имена тегов зависят от менталитета автора и эволюционируют вместе с ним, в результате чего через какое-то время оказываются непонятными.
Отказ от тегов в пользу поиска (search, don’t sort) не годится, потому что для быстрого поиска по ключевым словам нужно вспомнить хотя бы одно ключевое слово, которое а) точно есть в документе и б) является достаточно редким (потому что документов много).
Главная идея оптимизации своей системы тегов, на мой взгляд, заключается в том, чтобы понять, к каким именно типам документов нужно обеспечить быстрый доступ, и присвоить этим документам хорошо запоминаемые и быстро находимые метки. Тогда и ворох остальных тегов не будет сильно мешать.
Первый тип документов, который нужно выделить из общей массы, очевиден — это списки будущих действий, action lists в терминологии gtd.
Вообще разделение информации на связанную с действиями и чисто справочную было для меня одним из самых полезных приемов gtd, который действительно позволяет высвободить массу интеллектуальной энергии, обычно затрачиваемой на отслеживание торчащих в окружающей среде кончиков ушей несделанных действий.
Помимо действий и справочной информации, на мой взгляд, существует еще один особый тип материалов, который можно условно назвать “мир желаний”. Сюда относятся идеи, мечты, намерения, проблемы, вопросы, планы, концепты и так далее. В gtd к нему ближе всего maybe lists, которые gtd считает справочной информацией.
Мне же кажется, что наши мечты — это нечто иное, — ростки будущего, которое может осуществиться только через нас. Их важность в том, что они нас мотивируют и никуда не исчезают со временем. Идея может дремать годы, пока наконец не найдется способ ее осуществить. При этом есть идеи, которые важнее своей конкретной реализации — со временем эта идея может быть реализована еще раз, на более высоком уровне. Точно так же есть вопросы, которые важнее ответов — ответы устаревают, вопросы остаются. Точно так же проблемы могут быть больше решений — когда решения перестают работать, проблемы вновь переходят из латентной фазы в активную.
(Не все замечают медленную эволюцию своего “мира возможного”, поскольку не все имеют привычку фиксировать свои идеи и отслеживать их историю. А между тем именно здесь кроются наши реальные личные возможности — те, для осуществления которых у нас есть внутренняя мотивация. Например, я когда-то писал о том, как шестилетний Тейяр де Шарден ушел из дома в горы, чтоб узнать, что находится внутри потухшего вулкана, потому что камешки халцедона, которых было много в его краях, казались ему вечными. Фактически это те же поиски, которые впоследствии привели его к экспедициям по всему миру в поисках останков древнего человека и к его захватывающей теории о прошлом и будущем Вселенной.)
По этим причинам я считаю нужным отслеживать соответствующий “миру желаний” тип документов — документы, отражающие работу с идеями и проблемами, планы, концепты и так далее.
В-третьих, имеет смысл выделить то, что ни при каких обстоятельствах не должно потеряться. Это информация, связанная с вашими рабочими проектами. Она может потребоваться, например, при выполнении следующего похожего проекта, анализе работы, составлении отчетности, разборе полетов и т.д.
Для того, чтобы обеспечить к ней доступ, необходимо ввести систему уникальных идентификаторов проектов. Если не усложнять, это может быть просто таблица с полями “идентификатор”, “название”, “описание” и “дата выполнения”. Идентификатор проекта является одновременно тегом, который присваивается всем документам, связанным с проектом. Важно то, что его нужно можно использовать не только в онлайновых системах для работы с документами, но на других сервисах (flickr, delicious), а также в именах папок на компьютере и физических папок, в системе управления проектами, в бланках документов и т.д.
И четвертый тип документов, который хотелось бы иметь всегда под рукой, — это периодически обновляемые / пополняемые документы — к примеру, подборки информации по интересующим темам, дневники, список прочитанных книг и т.д.
Таким образом, нам требуется четыре главных тега: действия, мир желаний, проекты и обновление. В своей системе тегов я использую для них значки, находящиеся выше первой буквы английского алфавита. В алфавитном списке они появятся до тегов, описывающих справочную информацию, и следовательно, их будет легко найти.
Вот что получается:
@ — метка для документов, связанных с действиями (как у gtd в электронной почте).
* — мечты. После значка идет название тега, например *ideas.
# — проекты. После значка идет номер проекта, например #7-001.
+ — метка для обновляемых документов.
Далее в списке идут остальные, чисто справочные теги, которые теперь, даже если их много, не должны сильно мешать.
P.S. На уровне социума проблема еще и в том, насколько коррелируют между собой теги разных людей (даже если не брать проблему различных языков и ограничиться английским) и насколько в действительности тегам соответствует помеченная ими информация. С моей точки зрения, напрямую создать универсальную иерархическую систему описания данных (на что претендует, например, проект Semantic Web) практически невозможно, потому что сегодняшний мир очень быстро меняется, и структура, описывающая этот мир (онтология) должна за ним поспевать, а при этом еще скорость изменений неодинакова в различных культурах и социальных слоях. Но этой проблемой мы займемся как-нибудь в другой раз :)
Текст статьи здесь
